Čeho se firmy nejčastěji obávají?

Obava z neznámého

V současnosti se dá mluvit o malé připravenosti firem na dopady zákona o eGovernmentu. Z neznalosti vyplývají obavy: "O čem mnoho nevím, toho se bojím." Ve spleti domácí legislativy se bohužel firmy již neorientují a často ztratily motivaci vynakládat úsilí se orientovat. Proto na informační kampaň k datovým schránkám (která byla jinak masivní a směrem k orgánům veřejné správy účinná) firmy reagovaly vlažně. O dopady zákona o eGovernmentu se začínají intenzivněji zajímat až v posledních týdnech.

Obava z termínů

Přitom firmám přibude v podstatě "jen" jediná pracovní zodpovědnost navíc – pravidelně se přihlásit do své datové schránky a vybrat si svou "poštu". Ačkoliv zmiňovaný zákon sám nijak nesankcionuje případné nepoužívání datových schránek, háček to přeci jen má. Pokud dojde dokument do datové schránky, platí pro něj tzv. fikce doručení. To znamená, že i když si podnikatel schránku nevybere, po deseti dnech je písemnost považována za doručenou. A případné právní důsledky a následné sankce mohou vyplývat z jiných právních předpisů.

Obava ze ztráty dat

Jen málo podnikajících subjektů si připouští, že i jejich dokumenty (i ty elektronické, doručené do datové schránky) ze zákona (499/2004 Sb.) podléhají povinnosti uložení a archivace. Tedy, že jejich svévolné zničení či smazání z PC nebo nezabezpečené uložení není v souladu se zákonem. Tady mohou firmy využít – stejně jako veřejná správa – softwarové prostředky, které zajistí jak kompletní správu všech dokumentů, tak i jejich zabezpečeného uložení.

Obava z autorizované konverze

Převod elektronických dokumentů do papírové podoby bude nutné provádět za úplatu na pracovištích Czech POINTU. To nemusí být ale pouze starost navíc. Při vybudování plně elektronické "kanceláře" zajišťující práci s e-dokumenty "od začátku do konce" se podnikatel potřebě této autorizované konverze vyhne nebo ji alespoň minimalizuje.

Obava z administrativní zátěže

Statutární zástupce musí jmenovat osobu pověřenou k přístupu do datové schránky, pokud ji nebude chtít spravovat sám. Jinak ovšem při správném přístupu dojde ke snížení administrativní zátěže. Odpadne náročná práce s papíry, jejich skladování a uchovávání atp. Správně navržený informační systém umožní (oproti papírovému firemnímu archivu) daleko efektivnější a rychlejší přístup ke všem důležitým interním dokumentům i došlým zprávám.

Jak z výše uvedeného vyplývá, dopady této změny tedy nemusí znamenat jen další probdělé noci, strach z neznámého a vynucené náklady navíc, ale pokud se správně uchopí, mohou být velkým přínosem pro efektivitu podnikání.

Marek Sazima

Komerční příloha