Top 13 otázek i odpovědí na téma datové schránky

1. Byl jsem jednatelem společnosti ustanoven jako administrátor, ale přístup je mi umožněn jen ke změně kontaktní adresy a do nastavení. Ostatní ikony jako doručená pošta, odeslaná pošta, nová zpráva nejsou pro mě přístupné. Je to tak, že mohu jen měnit a určovat pověřené osoby a sám nemám žádnou možnost zprávu přečíst, odeslat a přijmout?

Ano, ve vašem konkrétním případě je tomu opravdu tak. Jednatelem vám nebyla přidělena žádná konkrétní práva. Administrátor však může mít celou sadu práv podobně jako oprávněná osoba (jednatel) nebo jeho práva mohou být omezena. Měl-li jednatel v úmyslu vám určitá práva poskytnout, požádejte ho o změnu práv, která se provádí v sekci nastavení zaškrtnutím příslušných práv – změna nastavení se projeví v podstatě téměř okamžitě.

2. Na semináři o datových schránkách nám bylo doporučeno vyzkoušet si práci s datovou schránkou ve zkušební datové schránce. O zřízení datové schránky uvažuji i jako fyzická osoba, zapomněla jsem však, na jaké webové adrese mohu zkušební datovou schránku najít.

Vstoupit či požádat o zkušební datovou schránku můžete na adrese www.czebox.cz. Na e–mailovou adresu, kterou uvedete do jednoduché elektronické žádosti, vám budou zaslány zkušební přístupové údaje, díky kterým si můžete vyzkoušet funkcionality datové schránky i předtím, než se rozhodnete požádat o skutečnou datovou schránku.

3. Do schránky naší společnosti budou mít přístup dva jednatelé a já jako pověřená osoba, která se bude starat i o archivaci datových zpráv. Pro přístup budeme používat webové rozhraní. Existuje v systému i seznam dodejek a doručenek? Takový seznam jsem nenašel.

Seznam dodejek a doručenek v datové schránce nenaleznete. Dodejky a doručenky jsou samostatné datové zprávy, ke kterým máte přístup ohledně té které odeslané zprávy přes seznam odeslaných zpráv. Výběrem položky datum a čas v poli “Dodáno” nebo “Doručeno” zobrazíte dodejku či doručenku. Dodejky a doručenky máte možnost uložit podobně jako jakoukoliv jinou datovou zprávu.

4. Náš jednatel ztratil obálku s přístupovými údaji. Mohu zneplatnění přístupových údajů jednatele provést já jako administrátor?

Nikoliv. Nejsnazší je, aby jednatel jako oprávněná osoba navštívil CZECH Point a vzal si s sebou doklad totožnosti (např. občanský průkaz).

5. Jsem podnikatel. Rozhodl jsem si zřídit si datovou schránku podnikající fyzické osoby. Který certifikát si musím zaregistrovat? Není mi jasné, k čemu jsou jednotlivé certifikáty při práci s datovou schránkou potřebné.

Pro práci s datovou schránkou podnikající fyzické osoby si nemusíte registrovat žádný certifikát. Úkon, kerý učiníte prostřednictvím datové schránky, má stejné účinky, jako úkon učiněný písemně a podepsaný, a nemusíte tedy připojovat k podání zaručený elektronický podpis, není potřeba takzvaný kvalifikovaný certifikát. Nicméně pro bezpečnější přihlašování do datové schránky je možné využít jméno, heslo a tzv. komerční (autentizační) certifikát.

6. Ptám se jménem bytového družstva. Rádi bychom si datovou schránku zřídili. Bohužel dopis, ve kterém byly sdělovány údaje pro aktivaci datové schránky, přišel pouze jednou a ztratil se. Co tedy máme udělat, abychom mohli datovou schránku zřídit?

Bytovému družstvu, jako právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku, byla datová schránka již automaticky zřízena, a pozor, vaše datová schránka je již aktivní. Abyste mohli do vaší datové schránky vstoupit, je třeba znovu získat přístupové údaje. Váš statutární orgán – oprávněná osoba – musí zažádat o zneplatnění původních přístupových údajů. Následně budou vygenerovány nové přístupové údaje. Toto nejsnáze statutární orgán vyřídí osobní návštěvou CZECH Pointu.

7. Jako jednatel firmy jsem se rozhodl používat elektronický podpis. Naše firma již má kvalifikovaný certifikát vystavený na jméno firmy. Mohu pomocí tohoto certifikátu podepisovat dokumenty?

Domnívám se, že disponujete tzv. Kvalifikovaným systémovým certifikátem, který je určen pro označování dokumentů elektronickou značkou. Pokud jako jednatel firmy máte v úmyslu podepisovat elektronické dokumenty zaručeným elektronickým podpisem, je potřeba pořídit kvalifikovaný certifikát, který je tzv. osobní, tedy je vystaven přímo na vaše jméno. Dokonce při pořizování certifikátu u akreditované certifikační autority budete prokazovat svoji totožnost.

8. Nevyzvedla-li si firma do dnešního dne přístupové údaje, jak má postupovat, pokud by si je vyzvednout chtěla. Od výzvy k vyzvednutí zásilky uplynuly zhruba dva měsíce. Hrozí jí za to nějaké sankce?

Obálka s přístupovými údaji je na místně příslušné pobočce České pošty uložena po dobu 90 dní od prvního pokusu obálku doručit. Žádná sankce za pozdní vyzvednutí zásilky není stanovena.

9. Dočetla jsem se, že jako uživatelka datové schránky budu nucena používat datovou značku, je to skutečně nutné?

Pokud máte na mysli elektronickou značku, je pravda, že každá datová zpráva bude takovouto elektronickou značkou označena, ale není to úkol pro vás jako koncovou uživatelku datové schránky. Elektronickou značkou datové zprávy označuje informační systém datových schránek automaticky. Není tedy třeba v této věci nic aktivně podnikat. Pokud datovou značkou míníte kvalifikované časové razítko, platí naprosto totéž jako u elektronické značky.

10. Dozvěděla jsem se, že od 1. ledna 2010 mi budou moci zasílat jiné firmy přes datové schránky faktury. Je to pravda?

Ano, od 1. ledna 2010 bude možné mezi subjekty, jež nejsou orgány veřejné moci, zasílat faktury nebo obdobné žádosti o zaplacení. Nicméně tuto komunikaci vy jako cílový adresát musíte umožnit prostřednictvím žádosti o dodávání dokumentů z datové schránky jiné osoby. Tuto žádost bude možné podat na CZECH Pointu.

11. Je technicky možné, aby dva jednatelé korektně připojili svůj zaručený elektronický podpis k jednomu PDF dokumentu? Případně jak? A když ne, jak postupovat?

Ano, připojit více jak jeden zaručený elektronický podpis k jednomu PDF dokumentu umožňuje například aplikace Adobe Acrobat verze 9.

12. Jednatel odešle ke konverzi přílohu datové zprávy. Může na CZECH Pointu vyzvednout zkonvertovaný dokument sekretářka? Musí na CZECH Pointu prokazovat své pověření?

Ano, sekretářka může na CZECH Pointu vyzvednout zkonvertovaný dokument v listinné podobě. Osoba, která odeslala dokument ke konverzi, v tomto případě jednatel, se nemusí osobně na CZECH Point dostavit. Jednateli se po úspěšném odeslání dokumentu ke konverzi zobrazí potvrzení s číslem o uložení a s tímto vytištěným tzv. šatním lístkem se sekretářka dostaví na kterýkoliv CZECH Point. Pověření není vyžadováno.

13. Budu muset konvertovat každou přílohu datové zprávy, kterou obdržím od orgánu veřejné moci?

V žádném případě není nutné konvertovat všechny dokumenty, které vám budou doručeny prostřednictvím datové schránky. Originální dokumenty, např. rozhodnutí, stanoviska a poobně, která obdržíte od orgánů veřejné moci, máte možnost v případě potřeby předložení např. jinému orgánu veřejné moci, opět předkládat v elektronické podobě, např. zasláním předmětného dokumentu do datové schránky tohoto orgánu veřejné moci.

Příloha byla připravena ve spoluprácis Českou poštou.
Příloha obsahuje i komerčníinformace.