Datové schránky: prakticky a bez obav

Ponechme nyní stranou diskuse o legislativních aspektech, o potřebě tištěných originálů, jejich archivování nebo o technických otázkách s certifikáty a časovými razítky. Největší vlna diskusí stovek tisíc uživatelů se nese v těchto dnech kolem praktických otázek každodenního přístupu do své datové schránky.

Objevují se obavy, zda důležitou zprávu uživatel nemine, získá ji včas a bude schopen ji přijmout, zpracovat, vytisknout, založit či archivovat. I přesto ale datové schránky z pohledu firem a organizací nabízejí velkou příležitost pro výrazné zrychlení a zjednodušení komunikace se státní správou – to zejména díky možnosti nastavení přehlednějšího zpracování, třídění, reportingu, vyhledávání a archivování korespondence se všemi přijatými i odeslanými dokumenty. Oproti papírové poště a tradičním procesům interního zpracování nabízejí široké možnosti řešení.

Řešení pro malé firmy, živnostníky a fyzické osoby

Pro uživatele z řad menších firem a organizací je připraven bezplatný doplněk pro Microsoft Office Outlook. Naprostá většina z nás denně využívá e-mail pro obchodní komunikaci a Outlook je jednou z nejběžněji používaných aplikací.

Doplněk umožňuje komfortní a intuitivní práci s datovou schránkou všem uživatelům. Rozšiřuje Outlook o panel nástrojů, který umožní zadat uživatelské přístupové údaje do datové schránky a následně pracovat se zprávami z datové schránky stejně jednoduše, jako s běžnou doručenou či odeslanou elektronickou poštou.

Přístupové údaje se zadávají pouze jednou při vstupním nastavení. Kdykoliv se pak uživatel podívá na své e-maily, do počítače se automaticky stáhnou i případné nové zprávy z datové schránky. Ty si lze samozřejmě prohlédnout v náhledu Outlooku, vytisknout nebo poslat dále ke zpracování na určenou osobu.

Není tak nutné se denně přihlašovat za účelem kontroly, zda uživatel neobdržel novou zprávu, ani si stále pamatovat další z přístupových hesel, ani si lámat hlavu, jak zprávy archivovat. V centrálním systému datová zpráva po 90 dnech zmizí, ale uživatel bezplatného doplňku ji bude mít v plném formátu uloženou přímo v počítači, ve svém Outlooku. Zde tak vedle normálních e-mailů bude možné vidět přehledně seřazené přijaté i odeslané datové zprávy, které je možné řadit dle adresáta, dne přijetí atd. i vyhledávat dle jakéhokoliv textu, čísla jednacího nebo např. jména úředníka, s kterým jste komunikovali.

Doplněk je zdarma ke stažení na webové adrese www.microsoft.cz/datoveschranky a je určen pro menší firmy a všechny fyzické osoby a subjekty, které očekávají jednotky až stovky přijatých zpráv měsíčně a s datovou schránkou budou chtít jednoduše pracovat přímo ze svého e-mailového klienta.

Řešení pro velké firmy a organizace, které budou zpracovávat desítky, až mnoho tisíc datových zpráv měsíčně.

Datové schránky přinášejí nejen zcela nové principy, ale podněcují organizace implementovat i radikální změny v procesu přijímání a vnitřní distribuce zpráv.

Partneři vyvinuli nad produkty Microsoft řešení, které nabízí nástroje pro strukturované procesy zpracování zpráv z datových schránek, a současně vytváří prostor pro další fáze rozvoje, jako je zpracování elektronických faktur a obchodní korespondence. Řešení respektuje všechny potřeby efektivní, jednoduché, přehledné a řízené distribuce datových zpráv, sadu manažerských reportů, ale nabízí také jejich kompletní a spolehlivou archivaci. V neposlední řadě je součástí i uživatelsky jednodušší a pro firmy a instituce kontrolovatelnější odesílání zpráv včetně nastavení schvalovacích práv.

Uživatelé, malé i velké organizace, získají naprostý přehled nad veškerou důležitou komunikací se státní správou, možnost okamžitého vyhledání požadované datové zprávy a příslušného dokumentu nedávno odeslaného nebo naopak rok archivovaného. Vyberte si vhodné řešení pro vaši firmu na adrese www.microsoft.cz/datoveschranky.

Aleš Růžička, manažer divize
Information Worker, Microsoft

Příloha byla připravena ve spolupráci s Českou poštou.
Příloha obsahuje i komerční informace.