VYBRAT REGION
Zavřít mapu

Častá kontrola pošty je žrout času

Praha - Elektronická komunikace v kanceláři. Kdy práci urychluje, kdy naopak komplikuje?

17.6.2015 1
SDÍLEJ:

Ilustrační fotoFoto: Archiv

Nestíháte vykonat pracovní úkoly za obvyklých osm hodin? A neděláte chybu v takové běžné činnosti, jakou je využívání e-mailů? Podle statistik strávíme průměrně 15 - 20 hodin týdně právě vyřizováním e-mailů, přitom opravdu k něčemu z nich slouží jen asi šestina. Další ztráty si způsobujeme tím, že elektronickou poštu využíváme neefektivně. Čeho se v této souvislosti vyvarovat?

Přílišná horlivost příjemce a nekoncepční přístup k vyřizování.

Pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Postačí, když budete poštu kontrolovat každou čtvrthodinu v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu se zákazníky či obchodními partnery.

Při běžném režimu stačí podle mě kontrola došlé pošty přibližně v hodinovém intervalu. Na žádosti či dotazy, které lze vyřídit do dvou minut, odpovídejte okamžitě, zbytek si rozplánujte.

Chybějící, anebo nic neříkající předměty zpráv.

Obsah e-mailové korespondence má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Předmět zprávy proto nikdy nevynechávejte. Adresátovi i sobě samým tím ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete zprávu hledat v historii vaší komunikace. Jestliže měníte téma korespondence, nezapomeňte tento fakt uvést rovněž v předmětu elektronického sdělení.

Cílevědomé využívání plánovacího kalendáře.

Pokud si rádi zapisujete pracovní úkoly na kousky papíru, které se snadno ztrácejí, a navíc jste náchylní k jejich odkládání, zkuste na sebe vyzrát. Používejte kalendář, který je součástí každého poštovního programu. Formou automatických připomínek získáte přehled o zamýšlené aktivitě, načasování, prioritě i stavu rozpracování.

Zkuste si v kalendáři připsat ke každému úkolu i přibližný čas, který potřebujete k jeho splnění. Definujte rovněž čas určený na plnění drobných pracovních povinností, které bez rozmyslu odkládáte. V opačném případě vám brzy přerostou přes hlavu, budou rozmělňovat vaši pozornost a brát energii.

Několik adresátů najednou. Prvek komplikací?

Nechtěné problémy způsobuje i hromadná korespondence. Zde je nutná rozvaha, ale jisté je, že když přestanete dávat do kopie veškeré důležité účastníky korespondence, vzniknou problémy.

Snadno se pak ztrácí jednotná linie komunikace a kolegové mají neúplné informace. Může se stát, že někdo z vynechaných spolupracovníků se začne věnovat úkolu, který je již vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný.

Elektronická pošta jako nástroj na všechno?

I když je e-mail univerzální pomocník, nehodí se na všechno. Koordinace práce na větším projektu je nad možnosti nejen programu, ale především adresátů. Pokud do dokumentu zanáší změny více lidí a nadřízený jej průběžně komentuje, různí členové pracovního kolektivu přidávají připomínky, vznikne pouze zmatek. Důsledkem je ztráta času.

Také v případě, že je potřeba se na něčem dohodnout či najít společné řešení, je lepší jeden telefonát než série e-mailů.

JAN DVOŘÁK
Autor je ředitel počítačové školy Gopas.

Autor: Redakce

17.6.2015 VSTUP DO DISKUSE 1
SDÍLEJ:
V Rusku probíhají demonstrace proti korupci.
AKTUALIZUJEME
6 6

V Moskvě tisíce lidí protestují proti korupci. Šéf opozice byl zatčen

Konvoj vozidel armády USA na dálnici D5 nedaleko Plzně.
AKTUALIZOVÁNO
12 58

Vojenský konvoj dnes opustil ČR. Před kasárnymi zasahovala policie

AUTOMIX.CZ

Zapomenuté české automobilky: Wikov nabízel luxus, zaujal i první "kapkou"

Tatru a Škodu zná v naší zemi každý. Jsou tu ale i další, méně známé automobilky, mezi které spadá například Wikov. Strojírenský podnik původně vyrábějící zemědělské stroje vdechnul život vozům, kterým se dnes přezdívá „československý Rolls-Royce".

Ministryně Valachová: Škola musí zveřejnit přijatého žáka s nejhorším výsledkem

Střední školy budou muset v rámci jednotných přijímacích zkoušek anonymně zveřejnit skóre přijatého žáka s nejhoršími výsledky testů. V pořadu Partie televize Prima to dnes řekla ministryně školství Kateřina Valachová (ČSSD). Podle ní to bude ukazatel kvality dané školy pro rodiče a zájemce o studium. Jednotné přijímací zkoušky se letos plošně konají poprvé, a to na maturitní obory středních škol.

Kvůli EET nemají kamberští prodejnu potravin

Závažný problém řeší aktuálně již měsíc obec Kamberk. Obyvatelé této vsi nemají, kde v obci nakoupit základní potraviny. Provozovatelka krámku na konci února skončila. Nechtěla kupovat drahou pokladnu pro EET.

Zvoník Ladislav Leksa: Změna času je proti přírodě

/ROZHOVOR/ V noci na neděli se mění čas ze zimního na letní. Kdo by si myslel, že všechny kostelní hodiny potřebují při změně času ručně seřídit, ten by se mýlil. Hodiny v klášterním kostele sv. Josefa v Obořišti má na starosti místní řemeslník a také zvoník Ladislav Leksa. Už zhruba sedm let na nich přesný čas řídí družice.

Copyright © VLTAVA LABE MEDIA a.s., 2005 - 2017, všechna práva vyhrazena.
Používáme informační servis ČTK. Kontakt na redakci.
Publikování nebo šíření obsahu Denik.cz je bez písemného souhlasu
VLTAVA LABE MEDIA a.s., zakázáno.
Marketingové podmínky. Cookies