Deník
VYBRAT REGION
Zavřít mapu

Častá kontrola pošty je žrout času

Praha - Elektronická komunikace v kanceláři. Kdy práci urychluje, kdy naopak komplikuje?

17.6.2015 1
SDÍLEJ:

Ilustrační fotoFoto: Archiv

Nestíháte vykonat pracovní úkoly za obvyklých osm hodin? A neděláte chybu v takové běžné činnosti, jakou je využívání e-mailů? Podle statistik strávíme průměrně 15 - 20 hodin týdně právě vyřizováním e-mailů, přitom opravdu k něčemu z nich slouží jen asi šestina. Další ztráty si způsobujeme tím, že elektronickou poštu využíváme neefektivně. Čeho se v této souvislosti vyvarovat?

Přílišná horlivost příjemce a nekoncepční přístup k vyřizování.

Pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Postačí, když budete poštu kontrolovat každou čtvrthodinu v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu se zákazníky či obchodními partnery.

Při běžném režimu stačí podle mě kontrola došlé pošty přibližně v hodinovém intervalu. Na žádosti či dotazy, které lze vyřídit do dvou minut, odpovídejte okamžitě, zbytek si rozplánujte.

Chybějící, anebo nic neříkající předměty zpráv.

Obsah e-mailové korespondence má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Předmět zprávy proto nikdy nevynechávejte. Adresátovi i sobě samým tím ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete zprávu hledat v historii vaší komunikace. Jestliže měníte téma korespondence, nezapomeňte tento fakt uvést rovněž v předmětu elektronického sdělení.

Cílevědomé využívání plánovacího kalendáře.

Pokud si rádi zapisujete pracovní úkoly na kousky papíru, které se snadno ztrácejí, a navíc jste náchylní k jejich odkládání, zkuste na sebe vyzrát. Používejte kalendář, který je součástí každého poštovního programu. Formou automatických připomínek získáte přehled o zamýšlené aktivitě, načasování, prioritě i stavu rozpracování.

Zkuste si v kalendáři připsat ke každému úkolu i přibližný čas, který potřebujete k jeho splnění. Definujte rovněž čas určený na plnění drobných pracovních povinností, které bez rozmyslu odkládáte. V opačném případě vám brzy přerostou přes hlavu, budou rozmělňovat vaši pozornost a brát energii.

Několik adresátů najednou. Prvek komplikací?

Nechtěné problémy způsobuje i hromadná korespondence. Zde je nutná rozvaha, ale jisté je, že když přestanete dávat do kopie veškeré důležité účastníky korespondence, vzniknou problémy.

Snadno se pak ztrácí jednotná linie komunikace a kolegové mají neúplné informace. Může se stát, že někdo z vynechaných spolupracovníků se začne věnovat úkolu, který je již vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný.

Elektronická pošta jako nástroj na všechno?

I když je e-mail univerzální pomocník, nehodí se na všechno. Koordinace práce na větším projektu je nad možnosti nejen programu, ale především adresátů. Pokud do dokumentu zanáší změny více lidí a nadřízený jej průběžně komentuje, různí členové pracovního kolektivu přidávají připomínky, vznikne pouze zmatek. Důsledkem je ztráta času.

Také v případě, že je potřeba se na něčem dohodnout či najít společné řešení, je lepší jeden telefonát než série e-mailů.

JAN DVOŘÁK
Autor je ředitel počítačové školy Gopas.

Autor: Redakce

17.6.2015 VSTUP DO DISKUSE 1
SDÍLEJ:
Andrej Babiš.
35 10

Největší podpoře voličů se těší hnutí ANO. Druzí jsou sociální demokraté

Slavnostní zahájení prvního ročníku tenisového Laver Cupu, které se konalo 20. září na Staroměstském náměstí v Praze.
AKTUALIZOVÁNO
24

Laver Cup byl zahájen. Praha si na poslední chvíli rozmyslela výši dotace

Zemětřesení v Mexiku: prezident vyhlásil třídenní státní smutek

Mexický prezident Enrique Peña Nieto vyhlásil kvůli ničivému zemětřesení s epicentrem nedaleko hlavního města třídenní státní smutek. Přírodní katastrofa si dosud vyžádala 248 životů. Tento počet ještě může narůst o desítky pohřešovaných, mezi které patří i děti ze zřícené školy. 

Íránský prezident označil Trumpův projev v OSN za ignorantský a nenávistný

Íránský prezident Hasan Rúhání tvrdě zkritizoval včerejší projev šéfa Bílého domu Donalda Trumpa před Valným shromážděním OSN. Americký prezident v něm označil mezinárodní dohodu s Teheránem z roku 2015 o omezení jeho jaderného programu za "nepřijatelnou a hanebnou" pro Spojené státy. Rúhání prohlásil, že pokud USA dohodu zruší, odpověď jeho země bude "rozhodná". 

Portoriko na kolenou. Hurikán Maria mu způsobil totální blackout

Hurikán Maria označovaný za bouři století udeřil na čtyřmilionový karibský ostrov Portoriko. Nejprve mocný vítr způsobil kolaps národní elektrické soustavy. Úřady obyvatele varovaly, že to horší – tedy záplavy a sesuvy půdy – teprve přijde. V zemi panuje výjimečný stav. 

Po Evropě létá Brněnský drak i Duch jižní Moravy

/FOTOGALERIE, VIDEO/ Brněnský drak a Duch jižní Moravy jsou nová jména dvou letadel, která ve své letecké síti používá společnost Bmi regional. V úterý Brněnského draka pokřtili hejtman jihomoravského kraje Bohumil Šimek a brněnský primátor Petr Vokřál.

Copyright © VLTAVA LABE MEDIA a.s., 2005 - 2017, všechna práva vyhrazena.
Používáme informační servis ČTK. Kontakt na redakci.
Publikování nebo šíření obsahu Denik.cz je bez písemného souhlasu
VLTAVA LABE MEDIA a.s., zakázáno.
Marketingové podmínky. Cookies. Zrušit oznámení