VYBRAT REGION
Zavřít mapu

Častá kontrola pošty je žrout času

Praha - Elektronická komunikace v kanceláři. Kdy práci urychluje, kdy naopak komplikuje?

17.6.2015 1
SDÍLEJ:

Ilustrační fotoFoto: Archiv

Nestíháte vykonat pracovní úkoly za obvyklých osm hodin? A neděláte chybu v takové běžné činnosti, jakou je využívání e-mailů? Podle statistik strávíme průměrně 15 - 20 hodin týdně právě vyřizováním e-mailů, přitom opravdu k něčemu z nich slouží jen asi šestina. Další ztráty si způsobujeme tím, že elektronickou poštu využíváme neefektivně. Čeho se v této souvislosti vyvarovat?

Přílišná horlivost příjemce a nekoncepční přístup k vyřizování.

Pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Postačí, když budete poštu kontrolovat každou čtvrthodinu v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu se zákazníky či obchodními partnery.

Při běžném režimu stačí podle mě kontrola došlé pošty přibližně v hodinovém intervalu. Na žádosti či dotazy, které lze vyřídit do dvou minut, odpovídejte okamžitě, zbytek si rozplánujte.

Chybějící, anebo nic neříkající předměty zpráv.

Obsah e-mailové korespondence má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Předmět zprávy proto nikdy nevynechávejte. Adresátovi i sobě samým tím ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete zprávu hledat v historii vaší komunikace. Jestliže měníte téma korespondence, nezapomeňte tento fakt uvést rovněž v předmětu elektronického sdělení.

Cílevědomé využívání plánovacího kalendáře.

Pokud si rádi zapisujete pracovní úkoly na kousky papíru, které se snadno ztrácejí, a navíc jste náchylní k jejich odkládání, zkuste na sebe vyzrát. Používejte kalendář, který je součástí každého poštovního programu. Formou automatických připomínek získáte přehled o zamýšlené aktivitě, načasování, prioritě i stavu rozpracování.

Zkuste si v kalendáři připsat ke každému úkolu i přibližný čas, který potřebujete k jeho splnění. Definujte rovněž čas určený na plnění drobných pracovních povinností, které bez rozmyslu odkládáte. V opačném případě vám brzy přerostou přes hlavu, budou rozmělňovat vaši pozornost a brát energii.

Několik adresátů najednou. Prvek komplikací?

Nechtěné problémy způsobuje i hromadná korespondence. Zde je nutná rozvaha, ale jisté je, že když přestanete dávat do kopie veškeré důležité účastníky korespondence, vzniknou problémy.

Snadno se pak ztrácí jednotná linie komunikace a kolegové mají neúplné informace. Může se stát, že někdo z vynechaných spolupracovníků se začne věnovat úkolu, který je již vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný.

Elektronická pošta jako nástroj na všechno?

I když je e-mail univerzální pomocník, nehodí se na všechno. Koordinace práce na větším projektu je nad možnosti nejen programu, ale především adresátů. Pokud do dokumentu zanáší změny více lidí a nadřízený jej průběžně komentuje, různí členové pracovního kolektivu přidávají připomínky, vznikne pouze zmatek. Důsledkem je ztráta času.

Také v případě, že je potřeba se na něčem dohodnout či najít společné řešení, je lepší jeden telefonát než série e-mailů.

JAN DVOŘÁK
Autor je ředitel počítačové školy Gopas.

Autor: Redakce

17.6.2015 VSTUP DO DISKUSE 1
SDÍLEJ:
Generální ředitel České televize Petr Dvořák.
17 5

Kandidáti na šéfa České televize: Chceme více peněz

Příznivci fašistického diktátora Franka se typického pozdravu nezdávají ani v 21. století.
2 5

Hajlování i hymna fašistů: ve Španělsku pochovali Frankova ministra

VIDEO: Protest proti Babišovi. Klub okradených blokuje ministerstvo financí

Členové Klubu okradených zahájili dnes blokádu Ministerstva financí. Jejich protest se vztahuje k ministrovi financí Andreji Babišovi, jenž podle nich svými podvody okradl celou řadu jednotlivců.

Útoky na městské úředníky: Paní, která plive, pán, který vyhrožuje smrtí

Paní, která v rozčílení plive po lidech, nadávky nejhrubšího zrna či dokonce útok pěstmi, výhrůžky smrtí za to, že jisté dámě odmítli kopírovat její soukromé dokumenty. Vítejte v kancelářích a dalších prostorech k jednání s veřejností na místních radnicích a magistrátech.

AKTUALIZOVÁNO

Drábová zůstane zastupitelkou, rozhodli její kolegové. Nyní má slovo Chovanec

Středočeští radní na mimořádném jednání odmítli zbavit mandátu zastupitelky Danu Drábovou (STAN), která zároveň vykonává funkci předsedkyně Státního úřadu pro jadernou bezpečnost. Na neslučitelnost těchto funkcí před časem upozornil ministr vnitra Milan Chovanec (ČSSD).

Brambor v jižních Čechách postupně ubývá

Pranostika praví, že brambor vysazených na svatého Marka (25. dubna), bude při sklizni plná jamka. V jižních Čechách ale v současnosti osazují zemědělci jen část dřívějších ploch.

Copyright © VLTAVA LABE MEDIA a.s., 2005 - 2017, všechna práva vyhrazena.
Používáme informační servis ČTK. Kontakt na redakci.
Publikování nebo šíření obsahu Denik.cz je bez písemného souhlasu
VLTAVA LABE MEDIA a.s., zakázáno.
Marketingové podmínky. Cookies