VYBRAT REGION
Zavřít mapu

Častá kontrola pošty je žrout času

Praha - Elektronická komunikace v kanceláři. Kdy práci urychluje, kdy naopak komplikuje?

17.6.2015 1
SDÍLEJ:

Ilustrační fotoFoto: Archiv

Nestíháte vykonat pracovní úkoly za obvyklých osm hodin? A neděláte chybu v takové běžné činnosti, jakou je využívání e-mailů? Podle statistik strávíme průměrně 15 - 20 hodin týdně právě vyřizováním e-mailů, přitom opravdu k něčemu z nich slouží jen asi šestina. Další ztráty si způsobujeme tím, že elektronickou poštu využíváme neefektivně. Čeho se v této souvislosti vyvarovat?

Přílišná horlivost příjemce a nekoncepční přístup k vyřizování.

Pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Postačí, když budete poštu kontrolovat každou čtvrthodinu v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu se zákazníky či obchodními partnery.

Při běžném režimu stačí podle mě kontrola došlé pošty přibližně v hodinovém intervalu. Na žádosti či dotazy, které lze vyřídit do dvou minut, odpovídejte okamžitě, zbytek si rozplánujte.

Chybějící, anebo nic neříkající předměty zpráv.

Obsah e-mailové korespondence má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Předmět zprávy proto nikdy nevynechávejte. Adresátovi i sobě samým tím ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete zprávu hledat v historii vaší komunikace. Jestliže měníte téma korespondence, nezapomeňte tento fakt uvést rovněž v předmětu elektronického sdělení.

Cílevědomé využívání plánovacího kalendáře.

Pokud si rádi zapisujete pracovní úkoly na kousky papíru, které se snadno ztrácejí, a navíc jste náchylní k jejich odkládání, zkuste na sebe vyzrát. Používejte kalendář, který je součástí každého poštovního programu. Formou automatických připomínek získáte přehled o zamýšlené aktivitě, načasování, prioritě i stavu rozpracování.

Zkuste si v kalendáři připsat ke každému úkolu i přibližný čas, který potřebujete k jeho splnění. Definujte rovněž čas určený na plnění drobných pracovních povinností, které bez rozmyslu odkládáte. V opačném případě vám brzy přerostou přes hlavu, budou rozmělňovat vaši pozornost a brát energii.

Několik adresátů najednou. Prvek komplikací?

Nechtěné problémy způsobuje i hromadná korespondence. Zde je nutná rozvaha, ale jisté je, že když přestanete dávat do kopie veškeré důležité účastníky korespondence, vzniknou problémy.

Snadno se pak ztrácí jednotná linie komunikace a kolegové mají neúplné informace. Může se stát, že někdo z vynechaných spolupracovníků se začne věnovat úkolu, který je již vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný.

Elektronická pošta jako nástroj na všechno?

I když je e-mail univerzální pomocník, nehodí se na všechno. Koordinace práce na větším projektu je nad možnosti nejen programu, ale především adresátů. Pokud do dokumentu zanáší změny více lidí a nadřízený jej průběžně komentuje, různí členové pracovního kolektivu přidávají připomínky, vznikne pouze zmatek. Důsledkem je ztráta času.

Také v případě, že je potřeba se na něčem dohodnout či najít společné řešení, je lepší jeden telefonát než série e-mailů.

JAN DVOŘÁK
Autor je ředitel počítačové školy Gopas.

Autor: Redakce

17.6.2015 VSTUP DO DISKUSE 1
SDÍLEJ:
Volkswagen Brouk
13

Volkswagen slaví osmdesátku. Největší evropské automobilce pomohli nacisti

Vyšetřování útoku v Manchesteru. Vrahem je Salman Abedi
21

Policie zveřejnila snímky manchesterského vraha z bezpečnostních kamer

Kim zase brnká na nervy. Severní Korea odpálila další raketu

Oficiální tisková agentura severokorejského státu KCNA dnes ráno oznámila, že armáda vypustila další z raket svého systému protivzdušné obrany. Jak už je obvyklé v takových oznámeních, vypuštění osobně dohlížel samotný vůdce Kim Čong-un.

Jsem prostě nejlepší. Donald Trump se před odletem ze summitu pochválil

Kdyby si americký prezident k projevu před americkými vojáky na základně Sigonella, kde se s nimi setkal, než nastoupil do letadla směr Washington, pustil známý hit českého zpěváka Leška Semelky „Jsi prostě nejlepší", byl by to stylový podkres jeho vystoupení.

Řecko jde od stávky ke stávce. Od úterka nepojedou vlaky

Jen si Řekové, kteří nestávkovali, vydechli od nepracování novinářů, MHD a některých dalších profesí předminulý týden, čekají je další pauzy. V úterý přestanou v Řecku jezdit vlaky. Předtím několik dní nejezdily mezi pevninou a řeckými ostrovy v Egejském moři trajekty.

Počítače zkolabovaly a zkolabovaly i British Airways. Nelétají

Celosvětový výpadek firemních počítačových sítí způsobil, že jedna z nejstarších světových leteckých společností British Airways (BA) přestala dnes odbavovat lety na letištích v různých koutech světa. Výpadek se projevil i na linkách mezi Prahou a Londýnem.

Copyright © VLTAVA LABE MEDIA a.s., 2005 - 2017, všechna práva vyhrazena.
Používáme informační servis ČTK. Kontakt na redakci.
Publikování nebo šíření obsahu Denik.cz je bez písemného souhlasu
VLTAVA LABE MEDIA a.s., zakázáno.
Marketingové podmínky. Cookies