V open space si musíte stanovit pravidla

Zvonění telefonů, hlasitý hovor, ale i klepání do klávesnice: s takovými podněty se musíte smířit, pokud pracujete v otevřené velkokapacitní kanceláři.

Podle psychologa Simona Banburyho z univerzity v Cardiffu může toto všechno narušit pracovní výkon člověka až o třicet procent. Přesto že jde o běžný kancelářský hluk, stres jím vyvolaný snižuje schopnost koncentrace, což následně přímo ovlivní práci.

Práce v otevřených velkých kancelářích se přesto v mnoha firmách stala normou. Především banky, reklamní agentury, počítačové firmy nebo redakce se postupně zbavují starých prostorů s uzavřenými kancelářemi a nechávají své zaměstnance zvykat si na moderní (nebo módní), ale hlavně levnější „open space“.

„Zaměstnanci s nadsázkou potřebují ticho a kyslík, aby mohli spokojeně pracovat a byli produktivní. Bohužel trend zařizování open space za každou cenu je stále na vzestupu, a to kvůli snižování nákladů na kancelářské prostory,“ říká personální manažerka společnosti LMC Dagmar Šimonová.

Developeři budují a dodávají celkový prostor, staví se nové a nové administrativní budovy a pro zaměstnavatele je jednou z nejlevnějších variant právě open space. Levnější je už pouze takzvaný homeoffice, tedy práce z domova, které však čeští zaměstnavatelé zatím příliš nevěří.

Ponorková nemoc

„Vždy je nutné zhodnotit charakter práce, kterou budou zaměstnanci v open space vykonávat. Například pro právní nebo HR oddělení, která řeší citlivé záležitosti, není open space příliš vhodné prostředí,“ dodává personalistka Šimonová. Naopak v marketingových či obchodních týmech, kde je potřeba si rychle předávat informace a kreativně tvořit ve vzájemné spolupráci, je to přínosné.

„Když se však nepodaří sladit týmy, může dojít k poklesu produktivity u zaměstnanců, a to jsou pak pro firmu velké náklady,“ dodává Šimonová a přidává i jeden příklad z praxe: zaměstnanec vždy hlasitě vyřizoval telefonáty, až jednou jeho kolega nevydržel a přestřihl mu telefonní šňůru.

Ponorková nemoc a nervy na pochodu – i tak může vypadat práce v módních open space kancelářích. Původ open space kanceláří sahá do sedmdesátých let dvacátého století, kdy se poprvé tento styl uspořádání kancelářského prostoru začal využívat ve Spojených státech amerických.

Původně byly tyto prostory určeny pro méně kvalifikovaný personál, v současnosti však některé firmy sestěhovávají do jednoho prostoru i účetní oddělení, právníky nebo daňové specialisty. Šéfové se potom diví, proč výkonnost v novém prostoru nestoupá, ale klesá.

Pevná pravidla

V open space kancelářích pracují zaměstnanci v nové pražské centrále Raiffeisenbank. Banka své nové sídlo otevřela vloni. V jedenácti patrech tu pracuje přibližně tisíc zaměstnanců.

„Kanceláře jsou moderně zařízené a díky velkým oknům velmi světlé, což vnímají zaměstnanci pozitivně. Hodně věcí se řeší v týmech a otevřený prostor umožňuje lépe a efektivněji spolupracovat,“ říká Petra Boudová z Personální divize Raiffeisenbank.

Dodává také, že svůj pracovní prostor si každý může doladit například fotkami tak, aby se v něm cítil příjemně. „Aby se nám v tomto prostředí co nejlépe spolupracovalo a nedocházelo ke konfliktům, sepsali jsme ve spolupráci se zaměstnanci vtipnou formou pravidla chování v open space, která je třeba dodržovat,“ říká Petra Boudová.

V pravidlech se připomínají samozřejmosti typu „věci kolegů si nepůjčujeme bez dovolení“, ale také zásady ohleduplného telefonování nebo toho, co není v open space příliš vhodné ke svačině. Důležitou zásadou je také nechodit nachlazený do práce – otevřený prostor s množstvím lidí je doslova rájem pro přenos kašle, rýmy a dalších kapénkových nákaz.

„Pro někoho může open space samozřejmě znamenat určitou ztrátu soukromí a více podnětů, které ho mohou rušit, proto porady a jednání probíhají výhradně v zasedacích místnostech, které jsou v každém patře,“ zdůrazňuje personalistka Petra Boudová.

Rozdělit otevřený prostor na více zón je jednou ze zásad, kterou by se měla firma řídit. Patří mezi ně samozřejmě takzvaná společná kancelář, která je určena pro skupinovou práci. K dispozici by však měl být i dostatek zasedacích místností pro porady jednotlivých oddělení. Zaměstnanci potom ocení k vyřizování soukromých telefonů či k vypití kávy klub nebo odpočinkovou místnost.