VYBERTE SI REGION

Dávejte lidem dost informací

V dnešním dílu našeho seriálu o Public Relations (vztazích s veřejností) se budeme zabývat především interní komunikací, neboli komunikací k zaměstnancům. Probereme, jaký druh a jaké množství informací by měli zaměstnanci dostávat od svých nadřízených a od vedení firmy.

23.2.2009
SDÍLEJ:

Ilustrační fotoFoto: DENÍK/ Jaroslav Veselý

Komunikovat se zaměstnanci je nejen správné, ale i výhodné – pro zaměstnavatele i pro zaměstnance. Správně nastavený způsob komunikace přispěje k příjemné atmosféře na pracovišti, zvýší loajalitu a motivaci zaměstnanců, pomůže překonávat obtížná období (změny, rozšiřování, nebo naopak útlum výroby, zavádění nových technologií nebo způsobů práce), a celkově tak zvýší produktivitu a výkonnost firmy. Platí to přitom pro podnik s pěti zaměstnanci i pro nadnárodní firmu.

Fakta nestačí

Jedním z největších omylů ve vnitrofiremní komunikaci je domněnka nadřízeného, že když je něco jasné a srozumitelné jemu, musí to být jasné všem.

Přesvědčení, že když je o něčem rozhodnuto, není potřeba o tom sáhodlouze komunikovat, je mylné (mimochodem – téměř všichni diktátoři uvažovali stejně; podle toho také dopadli). Nevěříte?

Mám jeden pozoruhodný příklad z praxe. V české pobočce významné mezinárodní firmy s miliardovými obraty získalo vedení firmy oprávněný pocit, že mezi zaměstnanci panuje nervozita a nespokojenost. Vedeno bohulibým úmyslem zjistit, co je příčinou tohoto stavu, rozhodlo se vedení provést mezi zaměstnanci průzkum. Byl samozřejmě anonymní a celý jej zpracovávala externí výzkumná firma.

Vše mělo jeden háček. Průzkum byl sice anonymní, ale každý zaměstnanec musel odeslat odpovědi ze své pracovní e-mailové adresy.

Asi už tušíte, jak průzkum dopadl: všichni zaměstnanci byli se stávající situací ve firmě „nadmíru spokojeni“ – a vedení si odškrtlo splněný úkol.

Komické na celé věci bylo to, že vedení opravdu odpovědi zaměstnanců nekontrolovalo. Jen nedokázalo pochopit, že tomu zaměstnanci prostě nebudou věřit a nebudou tím pádem v průzkumu odpovídat pravdivě.

Nádherně to pojmenoval jeden moudrý muž: „To, co vytváří základ naší existence, nejsou fakta. Jsou to názory lidí na fakta. A co víc, názory na názory.“

Zajímá vás, který klasik komunikace a moderního řízení tuto větu vyslovil? Řecký filozof Epiktétos v 1. století našeho letopočtu.

Proč lidé odcházejí

Lidé prý neodcházejí od firem, ale od nadřízených. Současně platí, že nejdražší zaměstnanci jsou noví zaměstnanci. Než je zaškolíte, než se seznámí s kolegy, než se naučí dělat dobře a plynule svou práci… Znáte to.

Sebevětší odhodlání firmy komunikovat otevřeně a férově se zaměstnanci přitom často může zhatit jediný článek v toku informací: přímí nadřízení.

V praxi jde často o úroveň mistrů, vedoucích provozoven, šéfů oddělení a podobně. Jednoduše řečeno – někdy informace od vedení firmy prostě „neproteče“ až k řadovým zaměstnancům.

Opět si vzpomínám na jeden příklad z praxe. Jeden mladý a pilný manažer vedl oddělení o čtyřech zaměstnancích. Ti mu na jedné z pravidelných porad vytkli, že od něj mají málo informací o dění ve firmě. Manažer slíbil, že si výtku vezme k srdci, a do příští porady vymyslí řešení. Vymyslel.

O týden později konsternovaným zaměstnancům sdělil, že celý problém spočívá v tom, že od něj dostávají informací příliš mnoho a nedokáží se v nich orientovat. Proto jejich množství omezí, ale dá jim lepší strukturu… Asi vás nepřekvapí, že do roka tři ze čtyř zaměstnanců z tohoto oddělení odešli.

Abyste se vyhnuli podobným případům, má velký smysl investovat do komunikačních schopností středního managementu. Jejich schopnost předat správně informace může být pro komunikace uvnitř firmy nebo jakékoli organizace zásadní. Takové školení přitom nemusí stát statisíce.

1) Nebojte se mluvit

To, že něco víte vy, ještě neznamená, že to vědí ostatní. Platí to i v případech, kdy máte pocit, že daná věc „musí být přece každému normálnímu člověku naprosto jasná.“

Dbejte na to, ať kvůli zdánlivé samozřejmosti neztroskotají velké projekty.

Dokonalost spočívá v maličkostech – přesto není dokonalost maličkostí.

2) Informace dávkujte

Informace jsou jako koření: příliš málo nebo příliš mnoho nakonec znechutí. Neinformovat zaměstnance je stejně nešťastné, jako zahltit je informacemi, které nepotřebují ke své práci, nebo kterým nerozumějí.

Znám příklad z jedné výrobní firmy, která patří do obrovského nadnárodního koncernu. Její manažer komunikace, s nímž jsem se nedávno setkal, mi naštvaně vypočítával množství firemních publikací, kterými jsou jejich zaměstnanci doslova bombardováni.

Jeden časopis dostávají z celosvětové centrály firmy. Druhý dostávají jako zaměstnanci celosvětové divize, do níž patří jejich továrna. Ona nadnárodní společnost je ovšem organizována tak, že divize tvoří takzvané skupiny. Takže – třetí časopis.

Česká pobočka ovšem neprovozuje jen tento výrobní závod, má v republice mnoho dalších aktivit. Také ona vydává časopis pro zaměstnance. Tedy čtvrtý sešit.

Vedení té továrny pak vydává zaměstnanecký časopis jen pro své zaměstnance – to máme dohromady pět. Výsledek? V rámci firmy již padlo několik návrhů na zrušení firemních časopisů.

3) Každý má vědět něco

Rozlišujte typy informací podle zaměstnanců. Je jasné, že není účelné informovat zaměstnance o momentální problematice v oblasti odpisů strojů a zařízení nebo okamžitém vývoj cash flow. Údaje o jednání s odběrateli a dodavateli pravděpodobně také zůstanou vaším obchodním tajemstvím, stejně jako detailní informace o výrobních postupech nebo prodejních tricích.

Informace, které budete sdělovat zaměstnancům, by na ně měly mít přímý dopad a měly by jim být srozumitelné. Měly by se pokud možno týkat již definitivně rozhodnutých věcí nebo témat.

Budete-li totiž příliš často měnit to, o čem informujete, stanete se nedůvěryhodnými.

4) Interní komunikace

Žádná firma není příliš malá na interní komunikaci. Je jasné, že potřeba komunikace se zaměstnanci je jiná v malé pekárně a jiná ve výrobním závodě s 250 zaměstnanci.

I v malé pekárně ale může být nástěnka s aktuálními informacemi, i v malém obchodě se může majitel nebo vedoucí jednou za týden setkat se zaměstnanci, sdělit jim aktuální informace a zeptat se jich, zda něco nepotřebují a dát jim možnost vyjádřit svůj názor.

Nepodceňujte tyto možnosti zpětné vazby. Nic nestojí a může mnohé přinést.

A ještě jedna možnost. I malá firma může jednou za rok pozvat zaměstnance na firemní večírek.

Nemusí to přitom být zrovna reprezentační ples v Rudolfinu, stačí třeba společná večeře v dobré restauraci na pozvání (a za přítomnosti) majitele nebo vedoucího.

PETR SEDLÁČEK

Autor je PR manažer skupiny Siemens, přednáší na VŠE

23.2.2009 VSTUP DO DISKUSE
SDÍLEJ:

SOUVISEJÍCÍ ČLÁNKY

DOPORUČENÉ ČLÁNKY

Politici nechápou, co je věda, jak funguje, říká nositel Nobelovy ceny za fyziku

Brno - Vědci se musí místo výzkumu věnovat papírování, kritizoval nositel Nobelovy ceny za fyziku Claude Cohen-Tannou-dji. „Moje děti se věnují vědě také a tráví šedesát procent času sepisováním zpráv," řekl ve čtvrtek fyzik publiku na VUT v Brně.

Taneční soutěž StarDance vyhrál Piškula před Bankem a Plodkovou

Praha - Vítězem osmé řady taneční soutěže StarDance se stal herec Zdeněk Piškula, který tančil s Veronikou Lálovou. Ve finále dnes předstihl lyžaře Ondřeje Banka s Evou Krejčířovou. Třetí skončila v diváckém hlasování herečka Jana Plodková s Michalem Padevětem. Odborná porota v přímém přenosu České televize ohodnotila stejným počtem bodů dnešní výkony Piškuly a Plodkové, Bank v tomto pořadí zůstal třetí.

Zaorálek míří do Turecka, jednat bude i o zadržených Češích

Ankara/Praha - Ministr zahraničí Lubomír Zaorálek odlétá v pondělí na dvoudenní návštěvu Turecka. Chce jednat o migrační krizi a podpořit vzájemné obchodní vztahy, bude se ale zabývat i případem dvojice Čechů, kteří byli v zemi zadrženi kvůli údajné příslušnosti ke kurdským milicím. Věnovat by se měl i problematickému projektu stavby turecké elektrárny Yunus Emre, na který poskytla úvěr Česká exportní banka (ČEB) a pojistila ho státní pojišťovna EGAP.

Copyright © VLTAVA LABE MEDIA a.s., 2005 - 2016, všechna práva vyhrazena.
Používáme informační servis ČTK. Kontakt na redakci.
Publikování nebo šíření obsahu Denik.cz je bez písemného souhlasu
VLTAVA LABE MEDIA a.s., zakázáno.
Marketingové podmínky. Cookies