Deník
VYBRAT REGION
Zavřít mapu

Častá kontrola pošty je žrout času

Praha - Elektronická komunikace v kanceláři. Kdy práci urychluje, kdy naopak komplikuje?

17.6.2015 1
SDÍLEJ:

Ilustrační fotoFoto: Archiv

Nestíháte vykonat pracovní úkoly za obvyklých osm hodin? A neděláte chybu v takové běžné činnosti, jakou je využívání e-mailů? Podle statistik strávíme průměrně 15 - 20 hodin týdně právě vyřizováním e-mailů, přitom opravdu k něčemu z nich slouží jen asi šestina. Další ztráty si způsobujeme tím, že elektronickou poštu využíváme neefektivně. Čeho se v této souvislosti vyvarovat?

Přílišná horlivost příjemce a nekoncepční přístup k vyřizování.

Pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Postačí, když budete poštu kontrolovat každou čtvrthodinu v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu se zákazníky či obchodními partnery.

Při běžném režimu stačí podle mě kontrola došlé pošty přibližně v hodinovém intervalu. Na žádosti či dotazy, které lze vyřídit do dvou minut, odpovídejte okamžitě, zbytek si rozplánujte.

Chybějící, anebo nic neříkající předměty zpráv.

Obsah e-mailové korespondence má být zřejmý již z předmětu zprávy. Lidé se tak mohou snadno rozhodnout, zda si e-mail přečtou ihned, nebo až později. Předmět zprávy proto nikdy nevynechávejte. Adresátovi i sobě samým tím ušetříte čas i v okamžiku, kdy budete zprávu hledat v historii vaší komunikace. Jestliže měníte téma korespondence, nezapomeňte tento fakt uvést rovněž v předmětu elektronického sdělení.

Cílevědomé využívání plánovacího kalendáře.

Pokud si rádi zapisujete pracovní úkoly na kousky papíru, které se snadno ztrácejí, a navíc jste náchylní k jejich odkládání, zkuste na sebe vyzrát. Používejte kalendář, který je součástí každého poštovního programu. Formou automatických připomínek získáte přehled o zamýšlené aktivitě, načasování, prioritě i stavu rozpracování.

Zkuste si v kalendáři připsat ke každému úkolu i přibližný čas, který potřebujete k jeho splnění. Definujte rovněž čas určený na plnění drobných pracovních povinností, které bez rozmyslu odkládáte. V opačném případě vám brzy přerostou přes hlavu, budou rozmělňovat vaši pozornost a brát energii.

Několik adresátů najednou. Prvek komplikací?

Nechtěné problémy způsobuje i hromadná korespondence. Zde je nutná rozvaha, ale jisté je, že když přestanete dávat do kopie veškeré důležité účastníky korespondence, vzniknou problémy.

Snadno se pak ztrácí jednotná linie komunikace a kolegové mají neúplné informace. Může se stát, že někdo z vynechaných spolupracovníků se začne věnovat úkolu, který je již vyřešený nebo na něm dávno pracuje někdo jiný.

Elektronická pošta jako nástroj na všechno?

I když je e-mail univerzální pomocník, nehodí se na všechno. Koordinace práce na větším projektu je nad možnosti nejen programu, ale především adresátů. Pokud do dokumentu zanáší změny více lidí a nadřízený jej průběžně komentuje, různí členové pracovního kolektivu přidávají připomínky, vznikne pouze zmatek. Důsledkem je ztráta času.

Také v případě, že je potřeba se na něčem dohodnout či najít společné řešení, je lepší jeden telefonát než série e-mailů.

JAN DVOŘÁK
Autor je ředitel počítačové školy Gopas.

Autor: Redakce

17.6.2015 VSTUP DO DISKUSE 1
SDÍLEJ:
Vladimír Říha, Pražská strojírna

Exředitel Pražské strojírny bral 10 let plat na neplatnou smlouvu

Christian Lindner, šéf FDP
18

Opoziční smlouva v Německu? Sociální demokraté uvažují o CDU

AUTOMIX.CZ

Tesla každou minutu prodělá 170 tisíc korun. A někteří už věští datum konce

Zakladatel Tesly Elon Musk je sice vizionář se snahou zachránit planetu, ale podle některých není právě ukázkovým prototypem schopného byznysmena. Myslí si to přinejmenším Bob Lutz, který má v automobilovém průmyslu desítky let zkušeností.

Ano bude předsedat sedmi výborům. Demokratický blok čtyřem

Podle dohody sněmovních stran bude mít hnutí ANO předsedy sedmi výborů, Demokratický blok tvořený ODS, KDU-ČSL, TOP 09 a STAN čtyř výborů. Po dvou výborech povedou Piráti, SPD a KSČM, předsednictví v jednom získá ČSSD. O obsazení komisí budou strany podle šéfa komunistického poslaneckého klubu Pavla Kováčika znovu jednat příští týden ve středu.

AKTUALIZUJEME

Stahují se nad vrahem z roku 1997 mračna? Jeho obětí byla dvacetiletá Lucie

Na první pohled zoufalý pokus, ve skutečnosti geniální tah. I takto se dá zhodnotit krok moravskoslezské policie, která ve čtvrtek svolala krátkou tiskovou besedu k případu vraždy z roku 1997. Tehdy 14. prosince neznámý pachatel uškrtil v Ostravě dvacetiletou dívku – Lucii V. Policisté se domnívají, že někdo jméno vraha může znát. 

Odejde z Moravského krasu? Rys Kryštof se poohlíží po samici

Rys Kryštof možná odejde z Moravského krasu. Obávají se toho zoologové, kteří šelmu dlouhodobě sledují. „Blíží se zima, což je u rysů období říje. Samci si hledají partnerku. V Krasu ale žádná samice není. Může se ji proto vypravit hledat,“ vysvětlil zoolog z Mendelovy univerzity v Brně Martin Duľa.

Copyright © VLTAVA LABE MEDIA a.s., 2005 - 2017, všechna práva vyhrazena.
Používáme informační servis ČTK. Kontakt na redakci.
Publikování nebo šíření obsahu Denik.cz je bez písemného souhlasu
VLTAVA LABE MEDIA a.s., zakázáno.
Marketingové podmínky. Cookies. Zrušit oznámení

Vážení čtenáři,

náš web Deník.cz přechází kompletně pod zabezpečený protokol, který výrazně zlepší bezpečnost při procházení našich webů.

Z důvodu přechodu je nutné se znovu přihlásit k odběru upozornění na nejnovější zprávy - klikněte na tlačítko "Povolit", kterým si zajistíte odběr zpráv i do budoucna.

Děkujeme za pochopení.

POVOLIT